5. การสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา
ในฐานะที่เป็นผู้บังคับบัญชา การมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นเรื่องสำคัญ เพราะทำให้ไม่ต้องทำงานคนเดียวอย่างโดดเดี่ยว แต่จะได้ผู้ร่วมงานที่ดีมีความรักและผูกพันกับงาน มีความต้องการที่จะช่วยดำเนินงานให้ไปสู่จุดหมายปลายทาง ผลพลอยได้ที่สำคัญก็คือ ทำให้เกิดความสามัคคีขึ้นในหมู่คณะและได้รับการยอมรับนับถือจากผู้ใต้บังคับบัญชาอีกด้วย
เกรย์ ดัสเลอร์ (Gray Dessler, 1983 : 50-51 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 64-66) กล่าวถึงการสร้างมนุษยสัมพันธ์โดยอาศัย “การสร้างวินัย” (Disciplines) ในตนเองให้เกิดขึ้นแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา การสร้างวินัยในตนเองนี้เป็นการช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประพฤติปฏิบัติได้ถูกต้องโดยยึดกฎระเบียบต่างๆ ผู้บังคับบัญชาไม่เป็นบุคคลที่คอยจับผิด แต่ควรเป็นบุคคลที่คอยดูแลชักจูงให้ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำให้ถูกต้องเท่านั้น Dessler กล่าวว่า วิธีการสร้างมนุษยสัมพันธ์แบบนี้เป็นเรื่องละเอียดอ่อน ดังนั้นผู้บังคับบัญชาจึงควรมีหลักดังนี้
1. ยึดหลักความจริง (Get the Facts) การกระทำใดๆของผู้บังคับบัญชาจะต้องอยู่บนรากฐานของความจริงหรือระเบียบกฎเกณฑ์ การตัดสินใดๆ ไม่ควรอาศัยการได้ยินได้ฟังมาหรือจากความรู้สึกของตนเองเป็นหลัก เพราะจะทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเสียหายได้
2. อย่ากระทำการใดๆในเวลาโกรธ (Do not Act While Angry) บุคคลทั่วไปย่อมมีความโลภ โกรธ หลง หรือไม่พอใจขึ้นได้ ควรระงับความโกรธก่อนที่จะคิดทำอะไรลงไปหรือตัดสินใจอะไรลงไป โดยเฉพาะในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชา
3. อย่าบั่นทอนศักดิ์ศรีของความเป็นมนุษย์ของผู้ใต้บังคับบัญชา (Do not Rob Your Subordinate of His or Her Dignity) ทุกคนต้องการให้บุคคลอื่นยอมรับว่าตนเองมีความสำคัญ จึงควรหลีกเลี่ยงการบั่นทอนศักดิ์ศรีของความเป็นมนุษย์ ไม่ควรว่ากล่าวผู้ใต้บังคับบัญชาต่อหน้าคนอื่น ควรจะเรียกไปพูดคุยเป็นส่วนตัว สิ่งที่ว่ากล่าวควรเป็นเรื่องของการกระทำมากกว่าตัวบุคคล ไม่ควรตัดสินหรือสรุปอะไรลงไปจากการกระทำของบุคคลเพียงครั้งสองครั้ง
4. ต้องเป็นผู้พิสูจน์ความจริง (The Burden of Proof is on you) ในกรณีที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีปัญหา ผู้บังคับบัญชาจะต้องชี้แจงระเบียบหรือกฎเกณฑ์ต่างๆให้เข้าใจว่า ได้มีการฝ่าฝืนกฎระเบียบขึ้นแล้ว ควรจะต้องได้รับโทษสถานใด อย่างไร แต่ทั้งนี้ต้องมีพยานหลักฐานอ้างอิงที่เชื่อถือได้
5. ควรมีการตักเตือนล่วงหน้า (Provide Adequate Warning) การเกิดปัญหาใดๆก็ตาม ควรจะมีการตักเตือนด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษรเสียก่อน ก่อนที่จะมีการตัดสินใจ เพราะเมื่อมีการอุทธรณ์ไปยังผู้บังคับบัญชาระดับสูงจะได้อ้างอิงได้ว่า ได้มีการตักเตือนมาก่อนที่จะได้ตัดสินใจลงไป จะได้ไม่มีการถกเถียงหรือมีข้อขัดแย้งกันในภายหลัง
6. อย่าลงโทษรุนแรง (Do not Make the Punishment too Severe) ถ้าจำเป็นต้องมีการลงโทษใดๆ แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องไม่มีความรุนแรงเกินไป ควรตั้งอยู่บนหลักเหตุผล มิฉะนั้นจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามองว่า ไม่ยุติธรรมหรือถูกกลั่นแกล้ง ฉะนั้น การลงโทษควรจะเป็นลักษณะการกระตุ้นเตือน และมุ่งที่ความเข้าใจเหตุเข้าใจผลของผู้ถูกลงทาเท่านั้น เพราะอาจจะถูกอุทธรณ์หรือร้องเรียนกลับ จะทำให้ผู้บังคับบัญชาเองลำบาก
7. ควรใช้วินัยอย่างเสมอภาค (Make Sure the Disciplines Equitable) ไม่มีใครต้องการความอยุติธรรม โดยเฉพาะการลงโทษหรือการใช้กฎเกณฑ์ที่ไม่คงเส้นคงวา หรือมีการเลือกที่รักมักที่ชัง หรือความไม่เสมอภาคใดๆ จะทำให้เกิดความรู้สึกไม่พอใจและไม่ยินยอม ฉะนั้น ควรจะใช้วินัยหรือการลงโทษแก่ทุกคนเหมือนๆกัน และไม่ลำเอียง
8. พยายามมองปัญหาหลายแง่หลายมุม (Get the Other Side of the Story) การสืบหาข้อเท็จจริงของผู้บังคับบัญชาเป็นเรื่องจำเป็นจะต้องทำก็จริง แต่ถ้าผู้ใต้บังคับบัญชาอธิบายสาเหตุของปัญหา ก็จะเป็นการดีต่อผู้บังคับบัญชาเอง เพราะถ้ารู้เรื่องต่างๆเพราะถ้ารู้เรื่องต่างๆ อย่างกระจ่างแจ้งก็จะทำให้เรื่องร้ายกลายเป็นเรื่องดีหรือบรรเทาเบาบางลงได้ เพราะสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำลงไปอาจเป็นเพราะรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือไม่ได้ตั้งใจก็เป็นได้
9. อย่าถอยถ้าเป็นฝ่ายถูก (Do not Back down When you are Right) ถ้าผู้บังคับบัญชาแน่ใจว่ามีการกระทำผิดกฎเกณฑ์ ได้มีการตักเตือนก่อนแล้ว และตัดสินว่า จะไม่มีการลงโทษที่รุนแรง ก็ควรตัดสินใจกระทำลงไปและไม่ควรใจอ่อน เพราะบางครั้งการใจอ่อนไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเรื่องของคุณธรรม แต่ผู้ใต้บังคับบัญชาคนอื่นๆจะรู้สึกว่า กฎเกณฑ์ไม่มีความหมาย หรือรู้สึกว่าผู้บังคับบัญชาอ่อนแอ ไม่คงเส้นคงวา ฉะนั้นไม่ควรถอยหรือใจอ่อนถ้าเป็นการกระทำที่ถูกต้องแล้ว
10. อย่าปล่อยให้วินัยกลายเป็นเรื่องส่วนตัว (Do not Let Discipline Become Personal) ผู้บังคับบัญชาต้องระมัดระวังอย่าให้ผู้ใต้บังคับบัญชาขาดความเชื่อมั่น ยิ่งถ้ามีเรื่องส่วนตัวเข้าไปเกี่ยวข้องด้วยแล้วจะเป็นการยากต่อการใช้วินัยในการบริหารงาน ดังนั้น การกระทำใดๆ ของผู้บังคับบัญชาจึงควรมีความบริสุทธิ์ใจ ไม่ควรเอาเรื่องส่วนตัวหรือครอบครัวเข้าไปเกี่ยวข้องเป็นอันขาด
จากหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์ดังกล่าว จะเห็นได้ว่า Dessler เน้นที่การใช้วินัยกับผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ให้มากที่สุด เพื่อหลีกเลี่ยงการขัดแย้งหรือการปะทะกัน ผู้บังคับบัญชาเป็นเพียงผู้คอยช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประพฤติปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ให้มากที่สุด แล้วปัญหาต่างๆ จะลดน้อยลง
สำหรับหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่เป็นที่ยอมรับกันมากในหมู่นักบริหารของไทย คือ เทคนิคการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาของ ชะลอ ธรรมศิริ ซึ่งได้ให้แนวคิดไว้ดังนี้ (ชลอ ธรรมศิริ, 2530:520-523 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 66-67)
1. รู้จักควบคุมอารมณ์ของตนเอง การตัดสินวินิจฉัยที่เกี่ยวข้องกับงานหรือบุคคล จะต้องตั้งอยู่บนหลักเหตุผล ไม่ควรใช้อารมณ์ เพราะจะทำให้เสียหายได้ ผู้บังคับบัญชาที่ดีจึงควรควบคุมอารมณ์ของตนให้ได้ อารมณ์ที่ควรควบคุมได้แก่ ความโกรธ ความโมโหฉุนเฉียว ความหลงตนเองว่าเก่งกว่าคนอื่น ความหลงในอำนาจยศศักดิ์ ความมีอคติ เลือกที่รักมักที่ชัง และความอยุติธรรม ซึ่งอารมณ์เหล่านี้จะทำให้การงานเสียหาย สัมพันธภาพระหว่างตนเองกับผู้ใต้บังคับบัญชาจะลดลง เกิดช่องว่าง ไม่มีใครกล้าเข้าใกล้ ไม่มีใครกล้าพูดความจริง เป็นผลเสียต่อองค์การโดยส่วนรวม
2. รู้วิธีส่งเสริมกำลังใจ ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนต้องการกำลังใจในการปฏิบัติงาน ต้องการการรับรู้และยกย่องจากผู้บังคับบัญชา ดังนั้น จึงต้องมีการส่งเสริมกำลังใจหลายวิธี ได้แก่ รู้จักใจเขาใจเรา ความเห็นอกเห็นใจ แสดงความเชื่อมั่นไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชา เอาใจใส่ความยากลำบาก และรับรู้ปัญหาในการทำงาน ตลอดจนมีความจริงใจไม่เสแสร้งหรือหลอกล่อไว้ใช้งาน
3. รู้จักให้รางวัล การยกย่องชมเชย การตอบแทนน้ำใจผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นสิ่งจำเป็น บางครั้งอาจเป็นสิ่งของเล็กๆ น้อยๆ การบำเหน็จความดีความชอบเป็นเงินเดือน หรือค่าตอบแทนประจำปีที่ได้ทำความดี ขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงการขู่เข็ญ จู้จี้ ขี้บ่น ซึ่งจะเป็นการบั่นทอนความรู้สึกที่ดีของผู้ใต้บังคับบัญชา
4. ชี้แจงความเคลื่อนไหวของงานให้ทราบ การให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบนโยบาย เป้าหมาย แผนงาน โครงการหรือกิจกรรม เป็นสิ่งสำคัญ เพราะทุกคนจะได้ทราบความเคลื่อนไหว และให้ความร่วมมือ เสมือนลงเรือลำเดียวกันทุกคนจะต้องรู้ทิศทางว่าเรือกำลังแล่นไปในทิศทางใด ถึงจุดหมายปลายทางเมื่อไหร่ เมื่อทุกคนรู้ก็จะได้ร่วมมือช่วยเหลือแก้ปัญหาและมีความรู้สึกเป็นเจ้าของ ไม่ใช่เรื่องของเจ้านาย หรือหัวหน้าเพียงคนเดียว
5. รักษาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชา สิทธิประโยชน์ต่างๆ โดยชอบธรรม ผู้ใต้บังคับบัญชาย่อมสนใจ และรู้สึกยินดีเมื่อผู้บังคับบัญชารักษาผลประโยชน์แก่ตนเอง ช่วยเป็นธุระในเรื่องผลประโยชน์ให้กับลูกน้อง มีเรื่องเดือดร้อนก็ดูแลเอาใจใส่ รับฟังทั้งในเรื่องการงานและเรื่องส่วนตัว ที่สำคัญก็คือ ไม่ควรเอาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชามาเป็นของตน
จากที่ได้กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่าผู้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยการเอาใจใส่ในทุกข์สุขและความสะดวกสบายของผู้ใต้บังคับบัญชา พร้อมทั้งปรับปรุงสภาพของการทำงานให้ดี มีความจริงใจและให้ความยุติธรรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน และปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยความเสมอภาค อย่าใช้อารมณ์ในการแก้ปัญหา พยายามควบคุมอารมณ์ไปในทางสร้างสรรค์ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด ทำตนเป็นคนใจกว้าง ไม่เอารัดเอาเปรียบใคร และโอบอ้อมอารีต่อผู้ใต้บังคับบัญชาเสมอต้นเสมอปลาย ยิ้มแย้มแจ่มใสให้ความเป็นกันเองกับผู้ใต้บังคับบัญชา ยกย่องชมเชยผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อเขาทำงานดีเพื่อเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
6. การสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาในบรรดาผู้ร่วมงานทุกระดับ ดูเหมือนว่าจะไม่มีผู้ร่วมงานระดับใดมีอิทธิพลต่อการทำงานเท่ากับเพื่อนร่วมงาน เพราะนอกจากจะมีส่วนช่วยผลักดันให้เกิดการร่วมงานกันเป็นกลุ่มหรือเป็นทีมแล้ว เพื่อนร่วมงานยังมีอิทธิพลต่อความผูกพันในเรื่องส่วนตัวและการรวมกลุ่มกันในด้านแรงงานที่ฝ่ายผู้บังคับบัญชาจะต้องระมัดระวังอย่างยิ่งอีกด้วย
การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นการสร้างสายใยในบุคคลระดับเดียวกัน ในทางตรงกันข้ามถ้าความสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาลดลง ก็จะเกิดการขาดความร่วมมือในการทำงาน งานขาดประสิทธิภาพ ทำให้องค์การหรือหน่วยงานไม่ประสบผลสำเร็จ สำหรับการสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชานั้น มีหนังสือที่ขายดีมากกว่าแปดล้านเล่มของสหรัฐอเมริกาในช่วงทศวรรษหนึ่ง ซึ่งผู้บริหารตลอดจนผู้ปฏิบัติงานทั่วไปยังยึดเป็นหลักในการทำงานจนกระทั้งบัดนี้ นั้นคือ หนังสือ “How to Win Friends and Influence People” ของ Dale Carnegieซึ่งได้นำหลักความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลมาอธิบายวิธีการเอาชนะใจเพื่อนไว้ พอสรุปได้ดังนี้ (วินิจ เกตุขำ, 2535: 69-71)
1.อย่าวิพากษ์วิจารณ์เพื่อน (Do not Criticize) แม้ว่าการวิพากษ์วิจารณ์จะเป็นของดีและมีประโยชน์ เพราะจะทำให้คนถูกวิพากษ์วิจารณ์หาทางที่จะป้องกันตนเองและพยายามพิสูจน์ตัวเองก็ตามแต่การวิพากษ์วิจารณ์ก็เป็นอันตรายเพราะจะทำลายศักดิ์ศรีของบุคคลโดยสิ้นเชิง เป็นการทำลายความรู้สึก และทำให้เกิดการต่อต้าน ไม่มีใครยอมรับว่าตนเองทำผิด การวิพากษ์วิจารณ์หรือการปรักปรำคนผิดไม่ใช่เป็นสิ่งดี ฉะนั้นจึงควรจะเข้าใจเพื่อนและพยายามเข้าใจว่า ทำไมเพื่อนจึงทำเช่นนี้เพราะจะนำมาซึ่งความเห็นอกเห็นใจและความเมตตากรุณาในที่สุด
2. ควรให้ความสนใจในตัวเพื่อนอย่างจริงใจ (Become Genuinely Interested in Other People) โดยทั่วไปแล้วมนุษย์จะสนใจตนเองมากกว่าสิ่งอื่นใด ตั้งแต่รูปร่างหน้าตาอาชีพ และความทุกข์สุขของตนเอง แต่ในการทำงานแล้วแต่มนุษย์ ควรจะให้ความสนใจบุคคลอื่นด้วย Carnegie เองได้กล่าวว่า “ถ้าท่านสนใจในตัวเพื่อนจะใช้เวลาสร้างมิตรภาพเพียงสองเดือน แต่จะใช้เวลาถึงสองปีจึงจะสร้างมิตรภาพได้ ถ้าท่านปล่อยให้เพื่อนสนใจเพียงฝ่ายเดียว” นอกจากนี้ Alfred Adler นักจิตรวิทยาชื่อดังที่มีความเชื่อในเรื่องเอกัตบุคคล กล่าว “ถ้าบุคคลใดไม่สนใจในเพื่อนฝูงที่ประสบความยุ่งยากในชีวิตหรือกำลังเดือดร้อน แสดงว่า ความล้มเหลวในหมู่มวลมนุษย์กำลังเกิดขึ้น” ดังนั้น ควรสนใจเพื่อนร่วมงานตั้งแต่การจำชื่อได้ จำวันเกิดเพื่อนได้ ถามถึงสุขภาพของภรรยาเพื่อน และสิ่งสำคัญๆในตัวเพื่อนเพื่อเป็นการแสดงว่าเพื่อนได้รับความสนใจอย่างแท้จริง
3. จงยิ้มไว้เสมอ (Smile) มีคำโบราณกล่าวไว้ว่า “ถ้าคุณหัวเราะ โลกจะหัวเราะกับคุณ แต่ถ้าคุณร้องไห้คุณจะร้องไห้เพียงคนเดียว” นั้นก็หมายความว่า “ควรจะยิ้มไว้เสมอ” นั้นเอง นอกจากนี้ Carnegie ยังกล่าวว่า “การแสดงออกสำคัญกว่าคำพูด” มีผู้จัดการฝ่ายขายจำนวนมากพยายามอบรมพนักงานขายที่ขายของทางโทรศัพท์ให้ยิ้มเวลาพูดทางโทรศัพท์ แม้ว่าคนที่พูดด้วยจะมองไม่เห็นกันก็ตาม แต่การยิ้มหรือการพูดด้วยความร่าเริงแจ่มใสในขณะโทรศัพท์ก็เป็นความรู้สึกที่แสดงออกผ่านคำพูดได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ
4. จำชื่อและหมั่นเรียกชื่อเพื่อนร่วมงานเสมอ (Remember the Person’s Name and Use It) การจำชื่อและเรียกชื่อคนได้เป็นสิ่งที่มีความสำคัญและมีคุณค่าต่อบุคคลนั้นยิ่งกว่าการใช้ถ้อยคำภาษาที่ไพเราะอื่นใดเสียอีก การจำชื่อบุคคลเป็นสิ่งจำเป็นมากตอนที่ Franklin Roosevelt หาเสียงเลือกตั้งประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา มีประธานการหาเสียงเลือกตั้งของ Rooseveltคนหนึ่งชื่อ James Forely สามารถจำชื่อเรียกของคนได้ถึง 50,000 คน วิธีการจำชื่อก็คือ พยายามเขียนชื่อคนลงไปในกระดาษและเขียนลักษณะเฉพาะของบุคคลนั้นต่อท้ายนิดหน่อยก็จะจำได้ง่ายขึ้น การจำชื่อเรียกชื่อคนทำได้ไม่ยากถ้าสนใจจริง เพราะเป็นของขวัญอันล้ำค่าแก่คนที่ถูกเรียกชื่อ และสามารถเอาชนะใจเพื่อนร่วมงานได้ไม่ยาก
5. เป็นผู้ฟังที่ดีและกระตุ้นให้เพื่อนร่วมงานพูดถึงเรื่องของตนเองให้มากที่สุด (Be a Good Listener, Encourage Others to talk about themselves) สิ่งสำคัญในการพูดคุยกันก็คือควรเป็นเรื่องเกี่ยวกับข้อเท็จจริงต่างๆ ผู้พูดที่ดีจะต้องจำเรื่องที่พูดได้อย่างแม่นยำ ตลอดจนแสดงความคิดเห็นต่างๆอย่างชัดเจนไม่คลุมเครือ ผู้พูดจะรู้สึกภาคภูมิใจอย่างมากถ้ามีคนสนใจฟัง ฉะนั้น จึงควรเป็นผู้ฟังที่ดีและพยายามกระตุ้นให้เพื่อนร่วมงานพูดเกี่ยวกับตัวเองให้มาก ในการสมัครงานถ้าผู้สมัครงานที่ฉลาดเวลาสัมภาษณ์จะต้องพยายามให้ผู้สัมภาษณ์หรือฝ่ายนายจ้างพูดเกี่ยวกับสิ่งที่นายจ้างต้องการหรือปัญหาต่างๆ ขององค์กร เพื่อจะได้ใช้เป็นวิถีทางในการแสดงจุดเด่นหรือความสามารถเฉพาะของผู้สมัครงาน แล้วนายจ้างจะได้จ้างเข้าไปทำงานด้วยความเต็มใจและพึงพอใจ ทำนองเดียวกันพนักงานขายที่ดีจะต้องพยายามให้ผู้ซื้อพูดถึงความต้องการต่างๆของผู้ซื้อเอง เพื่อจะได้เป็นแนวทางในการขายของได้สนองความต้องการของผู้ซื้อได้ตรงจุดที่สุด
6. พูดในสิ่งที่เพื่อนสนใจ (Talk in Terms of the Other Person’s Interests) การพูดในสิ่งที่ผู้ฟังสนใจเป็นเทคนิคการครองใจคนอีกวิธีหนึ่ง Theodore Roosevelt ได้ใช้วิธีเข้าถึงจิตใจของผู้ที่สนทนาด้วย โดยพยายามศึกษาว่าคู่สนทนาสนใจอะไร วิธีการก็คือ ยอมเสียเวลาศึกษาคนที่จะเข้าพบหรือแขกที่จะเข้าพบทุกด้าน เป็นต้นว่า สิ่งที่แขกสนใจ สิ่งที่แขกชอบไม่ชอบ พอแขกกลับออกไปแล้ว แขกจะรู้สึกว่า Theodore Roosevelt ให้ความสำคัญและมีความรู้สึกทางบวกต่อ Roosevelt ด้วย วิธีการเอาชนะใจเพื่อนและมีอิทธิพลเหนือคนอื่นด้วยวิธีนี้นับเป็นการลงทุนน้อยที่สุด เพราะเพียงแต่ศึกษาและพูดในสิ่งที่คู่สนทนามีความสนใจอยู่ให้มากที่สุดก็นับว่าคุ้มแล้ว
7. ทำให้เพื่อนรู้สึกว่าเราให้ความสำคัญแก่เขาด้วยความจริงใจ (Make the Other Person Feel Important and Do It Sincerely) ในการบริหารหรือการจัดการใดๆ ก็มักจะมีหลักเกณฑ์ว่า จะต้องมีผู้นำที่เหมาะสมกับสถานการณ์ ยึดปรัชญาการบริหารที่ถูกต้อง กระตุ้นให้ลูกน้องทำงาน แต่ไม่มีอะไรดีเท่ากับการให้ความสำคัญแก่ทุกคนในหน่วยงานเลย ความล้มเหลวของหลายหน่วยงานเกิดจากการไม่ให้ความสำคัญแก่ผู้ปฏิบัติงาน ฉะนั้น จงให้ผู้ปฏิบัติงานหรือเพื่อนร่วมงานทำตามหน้าที่ให้ดีที่สุด ไม่จำเป็นไม่ควรเปลี่ยนหน้าที่หรือบทบาทของผู้ปฏิบัติงาน จะต้องทำให้ผู้ปฏิบัติงานรู้สึกว่า งานเสร็จได้เพราะทุกคนให้ความร่วมมือ ควรยกย่องให้ความสำคัญแก่ทุกฝ่ายทุกคนด้วยความจริงใจด้วย
นอกจากนี้ ชลอ ธรรมศิริ ก็ได้อธิบายเทคนิคการสร้างมนุษยสัมพันธ์ผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาไว้เช่นเดียวกัน คือ(ชลอ ธรรมศิริ, 2530: 520-523 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 71-73)
1. เปิดฉากการติดต่อทักทายก่อน ไม่ควรรอเวลาให้เพื่อนมาทำความรู้จักหรือทักทายเราก่อน ควรจะติดต่อกับเพื่อนก่อน เป็นการแสดงตัวให้เห็นว่าเป็นคนเปิดเผยให้เกียรติเพื่อน และเป็นการให้ความสำคัญกับตัวเพื่อนด้วย ทำให้เพื่อนเกิดความภาคภูมิใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเพื่อนร่วมงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่ ทั้งนี้นอกจากจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวแล้ว ยังเป็นการเปิดทางในการประสานงานติดต่อกันต่อไปด้วย
2. มีความจริงใจต่อเพื่อน ทุกคนต้องการความจริงใจต่อกัน ความจริงใจนี้ต้องการแสดงให้ปรากฏทั้งต่อหน้าและลับหลัง จริงอยู่การแสดงความจริงใจให้ปรากฏเป็นเรื่องยากจะต้องพยายามพิสูจน์ให้เห็นให้ได้ เป็นการแสดงความเดือดร้อนแทนเพื่อน ช่วยแก้ปัญหาแทนเพื่อน ทำการช่วยเหลือเพื่อนโดยไม่หวังผลตอบแทน ฉะนั้น ถ้าเราต้องการความจริงใจจากเพื่อน เราต้องแสดงความจริงใจต่อเพื่อนเช่นเดียวกัน
3. หลีกเลี่ยงการนินทา เพื่อนร่วมงานหรือผู้ที่ทำงานในระดับเดียวกันมักจะมีความอิจฉาริษยากัน ชอบพูดนินทาว่าร้ายกัน ทำเป็นอุปสรรคต่อสัมพันธภาพ ดังนั้น จึงควรหลีกเลี่ยงการนินทาหรือการพูดจาที่ทำให้เกิดความเสียหายต่อผู้อื่น ควรให้การยกย่องชมเชยด้วยความจริงใจมากกว่า
4. หลีกเลี่ยงการทำตัวเหนือกว่า ทุกคนมีความดีเด่นอยู่ในตัวและต้องการเป็นคนสำคัญ นอกจากนี้ทุกคนยังมีตำแหน่งฐานะและความสามารถเฉพาะตัว หรืออาจกล่าวง่ายว่าๆ ทุกคนมีความดีอยู่ในตัวแตกต่างกันไป ไม่ต้องการให้ใครมาข่มให้ตนเองด้อยลงไป ฉะนั้น “การยกตนข่มท่าน” จึงไม่ควรทำอย่างยิ่งกับเพื่อนร่วมงานของเรา
5. อย่าซัดทอดความผิดให้เพื่อน การทำงานร่วมกันก็จะต้องมีความรับผิดชอบร่วมกัน ไม่ใช่เกิดการผิดพลาดในการทำงานแล้วก็โยนความผิดให้กับเพื่อน ควรจะต้องรับผิดชอบร่วมกัน หรือดีด้วยกัน เสียด้วยกัน เพราะเป็นการแสดงความมีน้ำใจและจริงใจต่อกันนั้นเอง
6. ให้ความร่วมมือในการงานของเพื่อน การแสดงน้ำใจต่อเพื่อนเป็นสิ่งสำคัญเป็นการช่วยเหลือกันทำประโยชน์ให้แก่กัน เวลามีปัญหาเดือดร้อนหรือประสบความทุกข์ยาก เมื่อต้องการความร่วมมือช่วยเหลือถ้าสามารถทำได้ก็ควรแสดงเจตจำนงทันที เพราะการร่วมมือช่วยเหลือกันของคนไทยมีมาแต่โบราณกาลแล้ว
7. ฟังความคิดเห็นของเพื่อนบ้าง การรับฟังความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานนอกจากจะเป็นการได้รับแนวคิดใหม่ที่แปลกออกไปในการทำงานแล้ว ยังเป็นการให้เกียรติเพื่อนร่วมงานด้วย ถึงแม้ว่าเพื่อนเราจะมีตำแหน่งต่ำกว่าและมีศักดิ์ศรีต่ำกว่าเราก็ควรจะเปิดโอกาสให้เขาได้แสดงความคิดเห็น เพราะช่วยให้เขามีความภาคภูมิใจว่า ตนเองก็มีส่วนช่วยงานและเป็นเจ้าของงานนั้นด้วย
8. มีความเสมอต้นเสมอปลาย บางครั้งเพื่อนในที่ทำงานมีฐานะแตกต่างกันทั้งนี้เพราะตำแหน่งหน้าที่การงาน แต่ต้องคำนึงถึงความเป็นเพื่อนด้วย ความมีน้ำใจและความเสมอต้นเสมอปลายก็ยังคงมีอยู่ความสัมพันธ์ฉันเพื่อนก็ควรจะคงไว้ด้วย การปฏิบัติหน้าที่การงานก็จะได้รับความร่วมมือด้วยดี
9. ใจกว้างกับเพื่อนพอประมาณ การเอื้อเฟื้อต่อกันเป็นเรื่องไม่เสียหายสำหรับเพื่อนกัน การไม่ตระหนี่ถี่เหนี่ยว คิดเล็กคิดน้อย หยุมหยิมจะทำให้คงความสัมพันธ์กับเพื่อนไว้ได้ ขอแต่เพียงให้มีน้ำใจกับเพื่อนบ้าง เช่น แบ่งปันสิ่งของกันบ้าง ฝากความระลึกถึงบ้าง ส่งบัตรอวยพรบ้าง แต่ไม่ควรทุ่มเทเงินทองมากเกินไปจนทำให้ตนเองต้องหมดตัว
10. พบปะสังสรรค์ตามสมควร การพบปะสังสรรค์กันบ้างเป็นการช่วยสร้างสัมพันธภาพระหว่างเพื่อนร่วมงานเอาไว้ เพราะการสังสรรค์กันบ้าง เช่น จัดงานปีใหม่ จัดทัศนะศึกษา จัดงานวันสำคัญ ก็จะช่วยสร้างบรรยากาศและความสัมพันธ์อันดีในหมู่เพื่อนได้เป็นอย่างมาก แต่ก็ไม่ควรมากเกินไป เพราะนอกจากจะเสียเงินเสียเวลาแล้ว บางครั้งก็อาจจะเกิดความเบื่อหน่ายและเป็นภาระกับเพื่อนด้วย
จากที่กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่า การสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่าง ผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งต่อการทำงานร่วมกัน หน่วยงานหรือองค์การใดที่ทุกฝ่ายมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน นอกจากจะเป็นการช่วยให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงานแล้วยังเป็นหนทางก่อให้เกิดความสมัครสมานสามัคคีในหน่วยงานอีกด้วย
เกรย์ ดัสเลอร์ (Gray Dessler, 1983 : 50-51 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 64-66) กล่าวถึงการสร้างมนุษยสัมพันธ์โดยอาศัย “การสร้างวินัย” (Disciplines) ในตนเองให้เกิดขึ้นแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา การสร้างวินัยในตนเองนี้เป็นการช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประพฤติปฏิบัติได้ถูกต้องโดยยึดกฎระเบียบต่างๆ ผู้บังคับบัญชาไม่เป็นบุคคลที่คอยจับผิด แต่ควรเป็นบุคคลที่คอยดูแลชักจูงให้ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำให้ถูกต้องเท่านั้น Dessler กล่าวว่า วิธีการสร้างมนุษยสัมพันธ์แบบนี้เป็นเรื่องละเอียดอ่อน ดังนั้นผู้บังคับบัญชาจึงควรมีหลักดังนี้
1. ยึดหลักความจริง (Get the Facts) การกระทำใดๆของผู้บังคับบัญชาจะต้องอยู่บนรากฐานของความจริงหรือระเบียบกฎเกณฑ์ การตัดสินใดๆ ไม่ควรอาศัยการได้ยินได้ฟังมาหรือจากความรู้สึกของตนเองเป็นหลัก เพราะจะทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเสียหายได้
2. อย่ากระทำการใดๆในเวลาโกรธ (Do not Act While Angry) บุคคลทั่วไปย่อมมีความโลภ โกรธ หลง หรือไม่พอใจขึ้นได้ ควรระงับความโกรธก่อนที่จะคิดทำอะไรลงไปหรือตัดสินใจอะไรลงไป โดยเฉพาะในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชา
3. อย่าบั่นทอนศักดิ์ศรีของความเป็นมนุษย์ของผู้ใต้บังคับบัญชา (Do not Rob Your Subordinate of His or Her Dignity) ทุกคนต้องการให้บุคคลอื่นยอมรับว่าตนเองมีความสำคัญ จึงควรหลีกเลี่ยงการบั่นทอนศักดิ์ศรีของความเป็นมนุษย์ ไม่ควรว่ากล่าวผู้ใต้บังคับบัญชาต่อหน้าคนอื่น ควรจะเรียกไปพูดคุยเป็นส่วนตัว สิ่งที่ว่ากล่าวควรเป็นเรื่องของการกระทำมากกว่าตัวบุคคล ไม่ควรตัดสินหรือสรุปอะไรลงไปจากการกระทำของบุคคลเพียงครั้งสองครั้ง
4. ต้องเป็นผู้พิสูจน์ความจริง (The Burden of Proof is on you) ในกรณีที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีปัญหา ผู้บังคับบัญชาจะต้องชี้แจงระเบียบหรือกฎเกณฑ์ต่างๆให้เข้าใจว่า ได้มีการฝ่าฝืนกฎระเบียบขึ้นแล้ว ควรจะต้องได้รับโทษสถานใด อย่างไร แต่ทั้งนี้ต้องมีพยานหลักฐานอ้างอิงที่เชื่อถือได้
5. ควรมีการตักเตือนล่วงหน้า (Provide Adequate Warning) การเกิดปัญหาใดๆก็ตาม ควรจะมีการตักเตือนด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษรเสียก่อน ก่อนที่จะมีการตัดสินใจ เพราะเมื่อมีการอุทธรณ์ไปยังผู้บังคับบัญชาระดับสูงจะได้อ้างอิงได้ว่า ได้มีการตักเตือนมาก่อนที่จะได้ตัดสินใจลงไป จะได้ไม่มีการถกเถียงหรือมีข้อขัดแย้งกันในภายหลัง
6. อย่าลงโทษรุนแรง (Do not Make the Punishment too Severe) ถ้าจำเป็นต้องมีการลงโทษใดๆ แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องไม่มีความรุนแรงเกินไป ควรตั้งอยู่บนหลักเหตุผล มิฉะนั้นจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามองว่า ไม่ยุติธรรมหรือถูกกลั่นแกล้ง ฉะนั้น การลงโทษควรจะเป็นลักษณะการกระตุ้นเตือน และมุ่งที่ความเข้าใจเหตุเข้าใจผลของผู้ถูกลงทาเท่านั้น เพราะอาจจะถูกอุทธรณ์หรือร้องเรียนกลับ จะทำให้ผู้บังคับบัญชาเองลำบาก
7. ควรใช้วินัยอย่างเสมอภาค (Make Sure the Disciplines Equitable) ไม่มีใครต้องการความอยุติธรรม โดยเฉพาะการลงโทษหรือการใช้กฎเกณฑ์ที่ไม่คงเส้นคงวา หรือมีการเลือกที่รักมักที่ชัง หรือความไม่เสมอภาคใดๆ จะทำให้เกิดความรู้สึกไม่พอใจและไม่ยินยอม ฉะนั้น ควรจะใช้วินัยหรือการลงโทษแก่ทุกคนเหมือนๆกัน และไม่ลำเอียง
8. พยายามมองปัญหาหลายแง่หลายมุม (Get the Other Side of the Story) การสืบหาข้อเท็จจริงของผู้บังคับบัญชาเป็นเรื่องจำเป็นจะต้องทำก็จริง แต่ถ้าผู้ใต้บังคับบัญชาอธิบายสาเหตุของปัญหา ก็จะเป็นการดีต่อผู้บังคับบัญชาเอง เพราะถ้ารู้เรื่องต่างๆเพราะถ้ารู้เรื่องต่างๆ อย่างกระจ่างแจ้งก็จะทำให้เรื่องร้ายกลายเป็นเรื่องดีหรือบรรเทาเบาบางลงได้ เพราะสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำลงไปอาจเป็นเพราะรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือไม่ได้ตั้งใจก็เป็นได้
9. อย่าถอยถ้าเป็นฝ่ายถูก (Do not Back down When you are Right) ถ้าผู้บังคับบัญชาแน่ใจว่ามีการกระทำผิดกฎเกณฑ์ ได้มีการตักเตือนก่อนแล้ว และตัดสินว่า จะไม่มีการลงโทษที่รุนแรง ก็ควรตัดสินใจกระทำลงไปและไม่ควรใจอ่อน เพราะบางครั้งการใจอ่อนไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเรื่องของคุณธรรม แต่ผู้ใต้บังคับบัญชาคนอื่นๆจะรู้สึกว่า กฎเกณฑ์ไม่มีความหมาย หรือรู้สึกว่าผู้บังคับบัญชาอ่อนแอ ไม่คงเส้นคงวา ฉะนั้นไม่ควรถอยหรือใจอ่อนถ้าเป็นการกระทำที่ถูกต้องแล้ว
10. อย่าปล่อยให้วินัยกลายเป็นเรื่องส่วนตัว (Do not Let Discipline Become Personal) ผู้บังคับบัญชาต้องระมัดระวังอย่าให้ผู้ใต้บังคับบัญชาขาดความเชื่อมั่น ยิ่งถ้ามีเรื่องส่วนตัวเข้าไปเกี่ยวข้องด้วยแล้วจะเป็นการยากต่อการใช้วินัยในการบริหารงาน ดังนั้น การกระทำใดๆ ของผู้บังคับบัญชาจึงควรมีความบริสุทธิ์ใจ ไม่ควรเอาเรื่องส่วนตัวหรือครอบครัวเข้าไปเกี่ยวข้องเป็นอันขาด
จากหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์ดังกล่าว จะเห็นได้ว่า Dessler เน้นที่การใช้วินัยกับผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ให้มากที่สุด เพื่อหลีกเลี่ยงการขัดแย้งหรือการปะทะกัน ผู้บังคับบัญชาเป็นเพียงผู้คอยช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประพฤติปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ให้มากที่สุด แล้วปัญหาต่างๆ จะลดน้อยลง
สำหรับหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่เป็นที่ยอมรับกันมากในหมู่นักบริหารของไทย คือ เทคนิคการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาของ ชะลอ ธรรมศิริ ซึ่งได้ให้แนวคิดไว้ดังนี้ (ชลอ ธรรมศิริ, 2530:520-523 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 66-67)
1. รู้จักควบคุมอารมณ์ของตนเอง การตัดสินวินิจฉัยที่เกี่ยวข้องกับงานหรือบุคคล จะต้องตั้งอยู่บนหลักเหตุผล ไม่ควรใช้อารมณ์ เพราะจะทำให้เสียหายได้ ผู้บังคับบัญชาที่ดีจึงควรควบคุมอารมณ์ของตนให้ได้ อารมณ์ที่ควรควบคุมได้แก่ ความโกรธ ความโมโหฉุนเฉียว ความหลงตนเองว่าเก่งกว่าคนอื่น ความหลงในอำนาจยศศักดิ์ ความมีอคติ เลือกที่รักมักที่ชัง และความอยุติธรรม ซึ่งอารมณ์เหล่านี้จะทำให้การงานเสียหาย สัมพันธภาพระหว่างตนเองกับผู้ใต้บังคับบัญชาจะลดลง เกิดช่องว่าง ไม่มีใครกล้าเข้าใกล้ ไม่มีใครกล้าพูดความจริง เป็นผลเสียต่อองค์การโดยส่วนรวม
2. รู้วิธีส่งเสริมกำลังใจ ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนต้องการกำลังใจในการปฏิบัติงาน ต้องการการรับรู้และยกย่องจากผู้บังคับบัญชา ดังนั้น จึงต้องมีการส่งเสริมกำลังใจหลายวิธี ได้แก่ รู้จักใจเขาใจเรา ความเห็นอกเห็นใจ แสดงความเชื่อมั่นไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชา เอาใจใส่ความยากลำบาก และรับรู้ปัญหาในการทำงาน ตลอดจนมีความจริงใจไม่เสแสร้งหรือหลอกล่อไว้ใช้งาน
3. รู้จักให้รางวัล การยกย่องชมเชย การตอบแทนน้ำใจผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นสิ่งจำเป็น บางครั้งอาจเป็นสิ่งของเล็กๆ น้อยๆ การบำเหน็จความดีความชอบเป็นเงินเดือน หรือค่าตอบแทนประจำปีที่ได้ทำความดี ขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงการขู่เข็ญ จู้จี้ ขี้บ่น ซึ่งจะเป็นการบั่นทอนความรู้สึกที่ดีของผู้ใต้บังคับบัญชา
4. ชี้แจงความเคลื่อนไหวของงานให้ทราบ การให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบนโยบาย เป้าหมาย แผนงาน โครงการหรือกิจกรรม เป็นสิ่งสำคัญ เพราะทุกคนจะได้ทราบความเคลื่อนไหว และให้ความร่วมมือ เสมือนลงเรือลำเดียวกันทุกคนจะต้องรู้ทิศทางว่าเรือกำลังแล่นไปในทิศทางใด ถึงจุดหมายปลายทางเมื่อไหร่ เมื่อทุกคนรู้ก็จะได้ร่วมมือช่วยเหลือแก้ปัญหาและมีความรู้สึกเป็นเจ้าของ ไม่ใช่เรื่องของเจ้านาย หรือหัวหน้าเพียงคนเดียว
5. รักษาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชา สิทธิประโยชน์ต่างๆ โดยชอบธรรม ผู้ใต้บังคับบัญชาย่อมสนใจ และรู้สึกยินดีเมื่อผู้บังคับบัญชารักษาผลประโยชน์แก่ตนเอง ช่วยเป็นธุระในเรื่องผลประโยชน์ให้กับลูกน้อง มีเรื่องเดือดร้อนก็ดูแลเอาใจใส่ รับฟังทั้งในเรื่องการงานและเรื่องส่วนตัว ที่สำคัญก็คือ ไม่ควรเอาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชามาเป็นของตน
จากที่ได้กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่าผู้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยการเอาใจใส่ในทุกข์สุขและความสะดวกสบายของผู้ใต้บังคับบัญชา พร้อมทั้งปรับปรุงสภาพของการทำงานให้ดี มีความจริงใจและให้ความยุติธรรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน และปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยความเสมอภาค อย่าใช้อารมณ์ในการแก้ปัญหา พยายามควบคุมอารมณ์ไปในทางสร้างสรรค์ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด ทำตนเป็นคนใจกว้าง ไม่เอารัดเอาเปรียบใคร และโอบอ้อมอารีต่อผู้ใต้บังคับบัญชาเสมอต้นเสมอปลาย ยิ้มแย้มแจ่มใสให้ความเป็นกันเองกับผู้ใต้บังคับบัญชา ยกย่องชมเชยผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อเขาทำงานดีเพื่อเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
6. การสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาในบรรดาผู้ร่วมงานทุกระดับ ดูเหมือนว่าจะไม่มีผู้ร่วมงานระดับใดมีอิทธิพลต่อการทำงานเท่ากับเพื่อนร่วมงาน เพราะนอกจากจะมีส่วนช่วยผลักดันให้เกิดการร่วมงานกันเป็นกลุ่มหรือเป็นทีมแล้ว เพื่อนร่วมงานยังมีอิทธิพลต่อความผูกพันในเรื่องส่วนตัวและการรวมกลุ่มกันในด้านแรงงานที่ฝ่ายผู้บังคับบัญชาจะต้องระมัดระวังอย่างยิ่งอีกด้วย
การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นการสร้างสายใยในบุคคลระดับเดียวกัน ในทางตรงกันข้ามถ้าความสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาลดลง ก็จะเกิดการขาดความร่วมมือในการทำงาน งานขาดประสิทธิภาพ ทำให้องค์การหรือหน่วยงานไม่ประสบผลสำเร็จ สำหรับการสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชานั้น มีหนังสือที่ขายดีมากกว่าแปดล้านเล่มของสหรัฐอเมริกาในช่วงทศวรรษหนึ่ง ซึ่งผู้บริหารตลอดจนผู้ปฏิบัติงานทั่วไปยังยึดเป็นหลักในการทำงานจนกระทั้งบัดนี้ นั้นคือ หนังสือ “How to Win Friends and Influence People” ของ Dale Carnegieซึ่งได้นำหลักความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลมาอธิบายวิธีการเอาชนะใจเพื่อนไว้ พอสรุปได้ดังนี้ (วินิจ เกตุขำ, 2535: 69-71)
1.อย่าวิพากษ์วิจารณ์เพื่อน (Do not Criticize) แม้ว่าการวิพากษ์วิจารณ์จะเป็นของดีและมีประโยชน์ เพราะจะทำให้คนถูกวิพากษ์วิจารณ์หาทางที่จะป้องกันตนเองและพยายามพิสูจน์ตัวเองก็ตามแต่การวิพากษ์วิจารณ์ก็เป็นอันตรายเพราะจะทำลายศักดิ์ศรีของบุคคลโดยสิ้นเชิง เป็นการทำลายความรู้สึก และทำให้เกิดการต่อต้าน ไม่มีใครยอมรับว่าตนเองทำผิด การวิพากษ์วิจารณ์หรือการปรักปรำคนผิดไม่ใช่เป็นสิ่งดี ฉะนั้นจึงควรจะเข้าใจเพื่อนและพยายามเข้าใจว่า ทำไมเพื่อนจึงทำเช่นนี้เพราะจะนำมาซึ่งความเห็นอกเห็นใจและความเมตตากรุณาในที่สุด
2. ควรให้ความสนใจในตัวเพื่อนอย่างจริงใจ (Become Genuinely Interested in Other People) โดยทั่วไปแล้วมนุษย์จะสนใจตนเองมากกว่าสิ่งอื่นใด ตั้งแต่รูปร่างหน้าตาอาชีพ และความทุกข์สุขของตนเอง แต่ในการทำงานแล้วแต่มนุษย์ ควรจะให้ความสนใจบุคคลอื่นด้วย Carnegie เองได้กล่าวว่า “ถ้าท่านสนใจในตัวเพื่อนจะใช้เวลาสร้างมิตรภาพเพียงสองเดือน แต่จะใช้เวลาถึงสองปีจึงจะสร้างมิตรภาพได้ ถ้าท่านปล่อยให้เพื่อนสนใจเพียงฝ่ายเดียว” นอกจากนี้ Alfred Adler นักจิตรวิทยาชื่อดังที่มีความเชื่อในเรื่องเอกัตบุคคล กล่าว “ถ้าบุคคลใดไม่สนใจในเพื่อนฝูงที่ประสบความยุ่งยากในชีวิตหรือกำลังเดือดร้อน แสดงว่า ความล้มเหลวในหมู่มวลมนุษย์กำลังเกิดขึ้น” ดังนั้น ควรสนใจเพื่อนร่วมงานตั้งแต่การจำชื่อได้ จำวันเกิดเพื่อนได้ ถามถึงสุขภาพของภรรยาเพื่อน และสิ่งสำคัญๆในตัวเพื่อนเพื่อเป็นการแสดงว่าเพื่อนได้รับความสนใจอย่างแท้จริง
3. จงยิ้มไว้เสมอ (Smile) มีคำโบราณกล่าวไว้ว่า “ถ้าคุณหัวเราะ โลกจะหัวเราะกับคุณ แต่ถ้าคุณร้องไห้คุณจะร้องไห้เพียงคนเดียว” นั้นก็หมายความว่า “ควรจะยิ้มไว้เสมอ” นั้นเอง นอกจากนี้ Carnegie ยังกล่าวว่า “การแสดงออกสำคัญกว่าคำพูด” มีผู้จัดการฝ่ายขายจำนวนมากพยายามอบรมพนักงานขายที่ขายของทางโทรศัพท์ให้ยิ้มเวลาพูดทางโทรศัพท์ แม้ว่าคนที่พูดด้วยจะมองไม่เห็นกันก็ตาม แต่การยิ้มหรือการพูดด้วยความร่าเริงแจ่มใสในขณะโทรศัพท์ก็เป็นความรู้สึกที่แสดงออกผ่านคำพูดได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ
4. จำชื่อและหมั่นเรียกชื่อเพื่อนร่วมงานเสมอ (Remember the Person’s Name and Use It) การจำชื่อและเรียกชื่อคนได้เป็นสิ่งที่มีความสำคัญและมีคุณค่าต่อบุคคลนั้นยิ่งกว่าการใช้ถ้อยคำภาษาที่ไพเราะอื่นใดเสียอีก การจำชื่อบุคคลเป็นสิ่งจำเป็นมากตอนที่ Franklin Roosevelt หาเสียงเลือกตั้งประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา มีประธานการหาเสียงเลือกตั้งของ Rooseveltคนหนึ่งชื่อ James Forely สามารถจำชื่อเรียกของคนได้ถึง 50,000 คน วิธีการจำชื่อก็คือ พยายามเขียนชื่อคนลงไปในกระดาษและเขียนลักษณะเฉพาะของบุคคลนั้นต่อท้ายนิดหน่อยก็จะจำได้ง่ายขึ้น การจำชื่อเรียกชื่อคนทำได้ไม่ยากถ้าสนใจจริง เพราะเป็นของขวัญอันล้ำค่าแก่คนที่ถูกเรียกชื่อ และสามารถเอาชนะใจเพื่อนร่วมงานได้ไม่ยาก
5. เป็นผู้ฟังที่ดีและกระตุ้นให้เพื่อนร่วมงานพูดถึงเรื่องของตนเองให้มากที่สุด (Be a Good Listener, Encourage Others to talk about themselves) สิ่งสำคัญในการพูดคุยกันก็คือควรเป็นเรื่องเกี่ยวกับข้อเท็จจริงต่างๆ ผู้พูดที่ดีจะต้องจำเรื่องที่พูดได้อย่างแม่นยำ ตลอดจนแสดงความคิดเห็นต่างๆอย่างชัดเจนไม่คลุมเครือ ผู้พูดจะรู้สึกภาคภูมิใจอย่างมากถ้ามีคนสนใจฟัง ฉะนั้น จึงควรเป็นผู้ฟังที่ดีและพยายามกระตุ้นให้เพื่อนร่วมงานพูดเกี่ยวกับตัวเองให้มาก ในการสมัครงานถ้าผู้สมัครงานที่ฉลาดเวลาสัมภาษณ์จะต้องพยายามให้ผู้สัมภาษณ์หรือฝ่ายนายจ้างพูดเกี่ยวกับสิ่งที่นายจ้างต้องการหรือปัญหาต่างๆ ขององค์กร เพื่อจะได้ใช้เป็นวิถีทางในการแสดงจุดเด่นหรือความสามารถเฉพาะของผู้สมัครงาน แล้วนายจ้างจะได้จ้างเข้าไปทำงานด้วยความเต็มใจและพึงพอใจ ทำนองเดียวกันพนักงานขายที่ดีจะต้องพยายามให้ผู้ซื้อพูดถึงความต้องการต่างๆของผู้ซื้อเอง เพื่อจะได้เป็นแนวทางในการขายของได้สนองความต้องการของผู้ซื้อได้ตรงจุดที่สุด
6. พูดในสิ่งที่เพื่อนสนใจ (Talk in Terms of the Other Person’s Interests) การพูดในสิ่งที่ผู้ฟังสนใจเป็นเทคนิคการครองใจคนอีกวิธีหนึ่ง Theodore Roosevelt ได้ใช้วิธีเข้าถึงจิตใจของผู้ที่สนทนาด้วย โดยพยายามศึกษาว่าคู่สนทนาสนใจอะไร วิธีการก็คือ ยอมเสียเวลาศึกษาคนที่จะเข้าพบหรือแขกที่จะเข้าพบทุกด้าน เป็นต้นว่า สิ่งที่แขกสนใจ สิ่งที่แขกชอบไม่ชอบ พอแขกกลับออกไปแล้ว แขกจะรู้สึกว่า Theodore Roosevelt ให้ความสำคัญและมีความรู้สึกทางบวกต่อ Roosevelt ด้วย วิธีการเอาชนะใจเพื่อนและมีอิทธิพลเหนือคนอื่นด้วยวิธีนี้นับเป็นการลงทุนน้อยที่สุด เพราะเพียงแต่ศึกษาและพูดในสิ่งที่คู่สนทนามีความสนใจอยู่ให้มากที่สุดก็นับว่าคุ้มแล้ว
7. ทำให้เพื่อนรู้สึกว่าเราให้ความสำคัญแก่เขาด้วยความจริงใจ (Make the Other Person Feel Important and Do It Sincerely) ในการบริหารหรือการจัดการใดๆ ก็มักจะมีหลักเกณฑ์ว่า จะต้องมีผู้นำที่เหมาะสมกับสถานการณ์ ยึดปรัชญาการบริหารที่ถูกต้อง กระตุ้นให้ลูกน้องทำงาน แต่ไม่มีอะไรดีเท่ากับการให้ความสำคัญแก่ทุกคนในหน่วยงานเลย ความล้มเหลวของหลายหน่วยงานเกิดจากการไม่ให้ความสำคัญแก่ผู้ปฏิบัติงาน ฉะนั้น จงให้ผู้ปฏิบัติงานหรือเพื่อนร่วมงานทำตามหน้าที่ให้ดีที่สุด ไม่จำเป็นไม่ควรเปลี่ยนหน้าที่หรือบทบาทของผู้ปฏิบัติงาน จะต้องทำให้ผู้ปฏิบัติงานรู้สึกว่า งานเสร็จได้เพราะทุกคนให้ความร่วมมือ ควรยกย่องให้ความสำคัญแก่ทุกฝ่ายทุกคนด้วยความจริงใจด้วย
นอกจากนี้ ชลอ ธรรมศิริ ก็ได้อธิบายเทคนิคการสร้างมนุษยสัมพันธ์ผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาไว้เช่นเดียวกัน คือ(ชลอ ธรรมศิริ, 2530: 520-523 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 71-73)
1. เปิดฉากการติดต่อทักทายก่อน ไม่ควรรอเวลาให้เพื่อนมาทำความรู้จักหรือทักทายเราก่อน ควรจะติดต่อกับเพื่อนก่อน เป็นการแสดงตัวให้เห็นว่าเป็นคนเปิดเผยให้เกียรติเพื่อน และเป็นการให้ความสำคัญกับตัวเพื่อนด้วย ทำให้เพื่อนเกิดความภาคภูมิใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเพื่อนร่วมงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่ ทั้งนี้นอกจากจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวแล้ว ยังเป็นการเปิดทางในการประสานงานติดต่อกันต่อไปด้วย
2. มีความจริงใจต่อเพื่อน ทุกคนต้องการความจริงใจต่อกัน ความจริงใจนี้ต้องการแสดงให้ปรากฏทั้งต่อหน้าและลับหลัง จริงอยู่การแสดงความจริงใจให้ปรากฏเป็นเรื่องยากจะต้องพยายามพิสูจน์ให้เห็นให้ได้ เป็นการแสดงความเดือดร้อนแทนเพื่อน ช่วยแก้ปัญหาแทนเพื่อน ทำการช่วยเหลือเพื่อนโดยไม่หวังผลตอบแทน ฉะนั้น ถ้าเราต้องการความจริงใจจากเพื่อน เราต้องแสดงความจริงใจต่อเพื่อนเช่นเดียวกัน
3. หลีกเลี่ยงการนินทา เพื่อนร่วมงานหรือผู้ที่ทำงานในระดับเดียวกันมักจะมีความอิจฉาริษยากัน ชอบพูดนินทาว่าร้ายกัน ทำเป็นอุปสรรคต่อสัมพันธภาพ ดังนั้น จึงควรหลีกเลี่ยงการนินทาหรือการพูดจาที่ทำให้เกิดความเสียหายต่อผู้อื่น ควรให้การยกย่องชมเชยด้วยความจริงใจมากกว่า
4. หลีกเลี่ยงการทำตัวเหนือกว่า ทุกคนมีความดีเด่นอยู่ในตัวและต้องการเป็นคนสำคัญ นอกจากนี้ทุกคนยังมีตำแหน่งฐานะและความสามารถเฉพาะตัว หรืออาจกล่าวง่ายว่าๆ ทุกคนมีความดีอยู่ในตัวแตกต่างกันไป ไม่ต้องการให้ใครมาข่มให้ตนเองด้อยลงไป ฉะนั้น “การยกตนข่มท่าน” จึงไม่ควรทำอย่างยิ่งกับเพื่อนร่วมงานของเรา
5. อย่าซัดทอดความผิดให้เพื่อน การทำงานร่วมกันก็จะต้องมีความรับผิดชอบร่วมกัน ไม่ใช่เกิดการผิดพลาดในการทำงานแล้วก็โยนความผิดให้กับเพื่อน ควรจะต้องรับผิดชอบร่วมกัน หรือดีด้วยกัน เสียด้วยกัน เพราะเป็นการแสดงความมีน้ำใจและจริงใจต่อกันนั้นเอง
6. ให้ความร่วมมือในการงานของเพื่อน การแสดงน้ำใจต่อเพื่อนเป็นสิ่งสำคัญเป็นการช่วยเหลือกันทำประโยชน์ให้แก่กัน เวลามีปัญหาเดือดร้อนหรือประสบความทุกข์ยาก เมื่อต้องการความร่วมมือช่วยเหลือถ้าสามารถทำได้ก็ควรแสดงเจตจำนงทันที เพราะการร่วมมือช่วยเหลือกันของคนไทยมีมาแต่โบราณกาลแล้ว
7. ฟังความคิดเห็นของเพื่อนบ้าง การรับฟังความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานนอกจากจะเป็นการได้รับแนวคิดใหม่ที่แปลกออกไปในการทำงานแล้ว ยังเป็นการให้เกียรติเพื่อนร่วมงานด้วย ถึงแม้ว่าเพื่อนเราจะมีตำแหน่งต่ำกว่าและมีศักดิ์ศรีต่ำกว่าเราก็ควรจะเปิดโอกาสให้เขาได้แสดงความคิดเห็น เพราะช่วยให้เขามีความภาคภูมิใจว่า ตนเองก็มีส่วนช่วยงานและเป็นเจ้าของงานนั้นด้วย
8. มีความเสมอต้นเสมอปลาย บางครั้งเพื่อนในที่ทำงานมีฐานะแตกต่างกันทั้งนี้เพราะตำแหน่งหน้าที่การงาน แต่ต้องคำนึงถึงความเป็นเพื่อนด้วย ความมีน้ำใจและความเสมอต้นเสมอปลายก็ยังคงมีอยู่ความสัมพันธ์ฉันเพื่อนก็ควรจะคงไว้ด้วย การปฏิบัติหน้าที่การงานก็จะได้รับความร่วมมือด้วยดี
9. ใจกว้างกับเพื่อนพอประมาณ การเอื้อเฟื้อต่อกันเป็นเรื่องไม่เสียหายสำหรับเพื่อนกัน การไม่ตระหนี่ถี่เหนี่ยว คิดเล็กคิดน้อย หยุมหยิมจะทำให้คงความสัมพันธ์กับเพื่อนไว้ได้ ขอแต่เพียงให้มีน้ำใจกับเพื่อนบ้าง เช่น แบ่งปันสิ่งของกันบ้าง ฝากความระลึกถึงบ้าง ส่งบัตรอวยพรบ้าง แต่ไม่ควรทุ่มเทเงินทองมากเกินไปจนทำให้ตนเองต้องหมดตัว
10. พบปะสังสรรค์ตามสมควร การพบปะสังสรรค์กันบ้างเป็นการช่วยสร้างสัมพันธภาพระหว่างเพื่อนร่วมงานเอาไว้ เพราะการสังสรรค์กันบ้าง เช่น จัดงานปีใหม่ จัดทัศนะศึกษา จัดงานวันสำคัญ ก็จะช่วยสร้างบรรยากาศและความสัมพันธ์อันดีในหมู่เพื่อนได้เป็นอย่างมาก แต่ก็ไม่ควรมากเกินไป เพราะนอกจากจะเสียเงินเสียเวลาแล้ว บางครั้งก็อาจจะเกิดความเบื่อหน่ายและเป็นภาระกับเพื่อนด้วย
จากที่กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่า การสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่าง ผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งต่อการทำงานร่วมกัน หน่วยงานหรือองค์การใดที่ทุกฝ่ายมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน นอกจากจะเป็นการช่วยให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงานแล้วยังเป็นหนทางก่อให้เกิดความสมัครสมานสามัคคีในหน่วยงานอีกด้วย